Văn phòng 5S hướng đến “văn phòng xanh”

03:00 CH @ Thứ Tư - 05 tháng 12, 2018

Văn phòng xanh trở thành xu hướng mới

“Văn phòng xanh” (VPX) hay “green office” không còn là khái niệm xa lạ với các tổ chức trên thế giới hiện nay. Nếu gõ một lệnh tìm kiếm “văn phòng xanh” trên trang Google thì cho ra 107 triệu kết quả trong 0,39 giây. Đáng ngạc nhiên hơn nếu sửa thành cụm từ “green office” sẽ mang lại trên… 7 tỷ kết quả trong 0,40 giây. Sự quan tâm này cho thấy xu hướng của xã hội hiện đại chúng ta luôn mong muốn hướng cuộc sống đến những điều thân thiện với môi trường.

Đoàn 5S Petrolimex Sài Gòn tham dự hội thảo và học tập các đơn vị về tổ chức và xây dựng mô hình văn phòng xanh tại Hà Nội tháng 11/2018

Văn phòng xanh không gói gọn trong định nghĩa phải là văn phòng sơn màu xanh hay văn phòng trồng nhiều cây xanh mà đúng hơn đó là một lối tổ chức, điều hành văn phòng hướng đến sự thân thiện với môi trường, tạo ra không gian làm việc nhiều cảm hứng, tiết kiệm năng lượng, tránh lãng phí và gây áp lực cho môi trường.

Những thay đổi này diễn ra trong mọi mặt của hoạt động văn phòng: từ giảm lượng điện năng tiêu thụ, cải tiến hợp lý hoá các hoạt động sử dụng nguồn tài nguyên (nước, giấy) đến thiết kế nội thất văn phòng để tận dụng ánh sáng tự nhiên và đảm bảo lưu thông không khí; từ việc chọn mua các sản phẩm và thực phẩm thân thiện với môi trường, giảm thiểu phát thải tới việc xây dựng hệ thống tái chế tái sử dụng vật phẩm thải bỏ; từ các phương tiện mà nhân viên chọn để đi làm và giao dịch hàng ngày đến cách thức tổ chức các hội thảo hay chuyến đi nghỉ của công ty theo cách thân thiện và tiết kiệm nhất; từ việc sử dụng các nguồn năng lượng xanh đến việc xây dựng ý thức “xanh” cho toàn bộ nhân viên. Không có một công thức chung nào về VPX cho tất cả các văn phòng. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ tuỳ thuộc vào quy mô, điều kiện của mình, mà xây dựng những chiến lược hay kế hoạch VPX phù hợp và hiệu quả.

VPX là văn phòng hiệu quả hơn, thông minh hơn, và tốt cho sức khỏe hơn (kể cả sức khỏe của con người và môi trường). Chính phủ rất nhiều quốc gia coi VPX là một chương trình quan trọng, và phải được phổ cập rộng rãi, như Anh, Úc, Canada, Phần Lan, Singapore. Liên hiệp quốc cũng khuyến khích tất cả các văn phòng của mạng lưới trên toàn thế giới áp dụng VPX. Rất nhiều trường đại học uy tín, như trường Harvard, các hiệp hội doanh nghiệp các nước, các đại sứ quán, đều có trang về VPX trên website của mình.

Tại Việt Nam, WWF (Quỹ Quốc tế về Bảo vệ Thiên nhiên) là tổ chức đầu tiên đưa mô hình VPX vào giới thiệu với các doanh nghiệp và tổ chức trong nước. 5 văn phòng đã được hỗ trợ để đạt chứng nhận văn phòng xanh WWF trong đó có nhiều tổ chức/doanh nghiệp quy mô lớn như Đại sứ quán Anh, Đại sứ quán Phần Lan, Công ty Toyota Motor Việt Nam... Năm 2017, Viện Công nghệ Châu Á tại Việt Nam tiếp tục hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng mô hình văn phòng xanh, đến tháng 10/2018 đã chứng nhận cho 2 văn phòng đạt chuẩn và 8 văn phòng đạt chuẩn nâng cao. Và hiện nay đây cũng là đơn vị hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng và chứng nhận Văn phòng xanh trong thời gian tới.

Từ Văn phòng 5S đến Văn phòng xanh, khoảng cách là bao xa?

Tính đến nay, Công ty Xăng dầu Khu vực II (Petrolimex Sài Gòn) đã trải qua 8 năm kể từ những ngày đầu tiên đặt nền móng cho việc xây dựng, tuyên truyền và áp dụng công cụ 5S từ hệ thống Cửa hàng Xăng dầu của Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu cho đến Văn phòng Công ty, Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè và mở rộng trên toàn Công ty.

Việc thực hành 5S đã thực sự có tác động sâu rộng đến bộ mặt của Công ty, tạo ra các văn phòng làm việc sạch đẹp văn minh, nơi giao tiếp với khách hàng khang trang và thân thiện, hầu hết mọi không gian đều được chăm sóc và để tâm, thói quen của cán bộ công nhân viên thay đổi theo hướng tích cực, chủ động sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp và khoa học hơn.

Công tác kiểm tra, đôn đốc được duy trì định kỳ thường xuyên chính là sợi dây kết nối toàn bộ quá trình. Nhưng nếu dừng ở đó, kết quả sau 3 năm, 5 năm nữa sẽ vẫn tiếp tục các hoạt động duy trì mà thiếu đi hoạt động cải tiến. Nói cách khác, công tác 5S sẽ dần trở nên “thiếu động lực”. Mô hình Văn phòng Xanh chính là cơ hội để chúng ta cải tiến hơn hoạt động văn phòng từ nội tại cũng như tác động vào ý thức của nhân viên một cách có ý nghĩa hơn, thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp trước các vấn đề môi trường và xã hội toàn cầu.

Nếu ví xây dựng Văn phòng 5S là hoạt động “xây nhà” thì Văn phòng xanh là “trang trí nội thất đẹp và chất lượng”

Văn phòng 5S - Nền tảng chúng ta đang có:

Sự đồng thuận và cam kết của các cấp lãnh đạo.
Cơ sở vật chất hoàn chỉnh, khang trang, hiện đại, tinh gọn.
Ý thức của cán bộ nhân viên tốt, sẵn sàng thay đổi và hợp tác.

Văn phòng xanh - Những điều chúng ta cần xem xét cải tiến:

Kiểm toán lại năng lượng (điện), các hoạt động sử dụng tài nguyên (giấy, nước) từ đó đề ra các giải pháp về mặt quản lý và kỹ thuật nhằm giảm thiểu tiêu hao, tiêu thụ tiết kiệm.
Tái chế, tái sử dụng các vật phẩm, giảm thiểu phát sinh chất thải, tránh lãng phí thực phẩm thải bỏ.
Ưu tiên sử dụng sản phẩm thân thiện môi trường.
Bố trí khu vực làm việc để giảm bức xạ nhiệt và tăng ánh sáng và không khí tự nhiên có lợi cho sức khoẻ.
Gia tăng số lượng cây xanh văn phòng.
Thiết kế và bố trí các chỉ dẫn, nhận biết cho các hoạt động cải tiến Văn phòng xanh trực quan và sinh động.
Đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền ý thức của nhân viên tiết kiệm, chống sự lãng phí, bảo vệ môi trường từ các hoạt động hằng ngày đến các hoạt động văn phòng, chung tay vào các hoạt động phong trào chung của Công ty.

Một số mô hình Văn phòng xanh đã được phát triển thành công: